НОВОСТИ Совещания — это просто. Три совета из практики на каждый день

[Bonnie]

You must be registered for see links

90% времени руководитель проекта тратит на общение за заинтересованными сторонами. Цель такого общения — обсудить и принять решение по ряду вопросов. Собрание посвященное обсуждению каких-либо вопросов является определением совещания.
Продолжая логическую цепочку я предполагаю, что эффективное проведение совещаний — ключевой навык любого руководителя, как минимум с точки зрения частоты использования.

В декабре прошлого года(2019) вышел выпуск Comedy Club с постановкой

You must be registered for see links

. Моя лента в фейсбук пестрила репостами этого ролика со словами «смотри прям как у нас», «главное чтобы опять вот так не получилось» или «ничего не напоминает?». На хабре появилась

You must be registered for see links

.
Задолго до Comedy club совещания стали одной из ключевых тем популярного

You must be registered for see links

. Это как раз тот случай, когда и смешно и грустно одновременно.
Думаю не только у меня в то время возник риторический вопрос «Если все в курсе об этой проблеме и описано столько способов ее решения, то почему она до сих пор так актуальна?»

Моя любимая книга на эту тему

You must be registered for see links

. Когда я ее прочитал пару лет назад, то решил, что обязательно попробую ее внедрить слово в слово.
Полгода назад у меня появилась такая возможность, но без отклонений от оригинала не обошлось.
На текущий момент я могу сказать, что доволен результатом, поэтому и решил поделиться несколькими советами из своего опыта. Надеюсь, что они будут вам полезны.

Итак, адаптация в 3х пунктах на каждый день:

Классификация


Просмотрите свой календарь и попробуйте отнести каждое из ваших совещаний к одной из групп:
— статус
— тактическое
— стратегическое
Проблемы возникают, когда мы пытаемся совместить 2 типа совещаний в одном.
Например: руководители синхронизируются по статусу раз в неделю, а потом переходят к обсуждению вопросов, которые накопились. В моем случае это приводило к тому, что повестка кочевала из недели в неделю и не было заметного прогресса по важным вопросам.

Визуализация


Найдите инструмент для динамического формирования повестки для тактических совещаний. Это может быть любой инструмент, в котором есть возможность создать канбан доску (например Mirro, Trello, Asana, JIRA) Вам будет намного легче если вопросы будут ранжированы по важности, а договоренности и следующие шаги будут зафиксированы в одном месте. Также не забывайте добавлять в повестку вопросы необходимые для достижения стратегических целей.
Например: я сделал себе простую канбан доску в Trello и попросил всех участников все вопросы записывать в колонку «Backlog». Это привело, к тому, что еще до совещания ребята могли посмотреть, возможные темы и подготовиться в обсуждению. Изначально я просил ребят обозначить цветом в карточке их удовлетворенность прогрессом по данному вопросу, чтобы понимать, какие из тем наиболее болезненные. Со временем мы перешли к классификации по срочности и важности(низкая\средняя\высокая) при помощи все тех же цветов лейблов.

Контроль


Разделите тактические совещания на 2 типа: еженедельное совещание для обсуждения вопросов и специальные совещания посвященные конкретному вопросу. Если вопрос всем кажется простым, то договоренность о алгоритме его решения и следующих шагах не занимает более пяти минут. Если становится ясно, что для решения вопроса требуется дополнительная проработка и сбор информации, то назначается ответственный за вопрос и фиксируется предполагаемое время на выполнение следующего шага. При таком подходе появляется возможность обсудить все вопросы из повестки, а так же выявить все проблемные моменты. Главное, у каждого вопроса появится владелец, который будет отвечать выполнение намеченных шагов и будет держать заинтересованные стороны в курсе изменений во время совещаний типа «статус».
Например: для вопросов по которым «понятно, что делать» я завел на той же доске колонку «статус». Я ее использую для подготовки к короткому совещанию по синхронизации, чтобы не пропустить новости шагам, которые планировалось сделать в интервале с прошлого совещания.

Пару советов по таймингу:


Статус — минимум раз в 2 дня от 5 до 15 мин.
Тактические еженедельные от 45 до 90 мин.
Тактические специальные от 30 до 90 мин.
Стратегические совещания требуют подготовки и времени. Их лучше проводить вне офиса, чтобы у сотрудников не было шансов отвлечься на ежедневные задачи. Я их провожу раз в квартал и заранее прошу освободить под это событие весь день.

Я постарался сделать статью максимально краткой и полезной. Привожу ряд публикаций из хабра в дополнение, которые, на мой взгляд, помогают раскрыть тему:
—

You must be registered for see links

—

You must be registered for see links

—

You must be registered for see links

Буду рад вашим вопросам и комментариям.

Продуктивных вам совещаний и хорошего дня